Museum memikul tanggung jawab untuk menyediakan informasi yang memadai mengenai objek kebudayaan yang mereka simpan. Investasi pada pengarsipan dinilai penting karena dapat membantu menjamin autentifikasi benda kebudayaan. Informasi yang diperlukan antara lain deskripsi objek, tanggal akuisisi, serta catatan provenance atau riwayat asal-usul kepemilikan dan perpindahan koleksi.
Standar UNESCO tahun 1970 menekankan bahwa provenance yang layak mencakup dokumen tertulis yang kredibel dan dapat dipertanggungjawabkan. Bentuknya dapat berupa invoice yang memuat kronologi transfer koleksi atau bukti pameran yang tercatat dalam buku maupun katalog, sebagaimana dibahas Gerstenblith (2019).
Namun, dokumen semacam itu kerap sulit ditemukan. Karena itu, kajian provenance sering kali perlu dilakukan layaknya investigasi, dengan menelusuri dan menganalisis beragam sumber dokumen lain. Made (2021) merumuskan sejumlah praktik yang dapat diterapkan museum untuk memperkuat akuntabilitas koleksi.
Salah satu langkah yang ditekankan adalah pelaksanaan due diligence sebelum akuisisi. Museum perlu membangun sejarah lengkap sebuah benda kebudayaan sejak ditemukan atau diproduksi, agar dapat memastikan koleksi yang diperoleh merupakan koleksi yang sah.
Selain itu, museum perlu menjaga dokumen dan arsip terkait kebijakan pengelolaan koleksi. Dokumentasi ini memberikan konteks mengenai proses pemerolehan koleksi. Museum juga dapat membangun sistem manajemen data aset digital untuk memastikan dokumen tersimpan dengan benar, sekaligus membantu menjaga catatan provenance dan proses due diligence.
Untuk melengkapi dokumentasi, museum disarankan mendokumentasikan koleksi melalui foto berkualitas tinggi. Di saat yang sama, museum diharapkan melakukan manajemen risiko secara rutin agar koleksi dan dokumentasi terkait tetap terlindungi, mudah diakses, serta diperbarui sesuai regulasi yang berlaku.
Di sisi lain, pengkajian provenance menghadapi hambatan berupa adanya celah informasi. Shindell (2016) mencatat bahwa gap dapat muncul pada periode tertentu ketika tidak tersedia informasi mengenai kepemilikan maupun lokasi keberadaan objek kebudayaan. Provenance pada akhirnya kerap tidak pernah benar-benar lengkap dan akurat, antara lain karena tidak adanya pencatatan sistematis antara pihak-pihak yang terlibat dalam transfer koleksi.
Untuk merespons persoalan ketidaklengkapan provenance, Gerstenblith (2019) mengusulkan sejumlah langkah. Salah satunya adalah penggunaan metodologi serta standar bukti yang lebih ketat dalam kajian provenance. Museum juga dapat menerapkan kebijakan yang melampaui standar 1970, dengan tetap menuntut dokumentasi yang lebih tinggi.
Di tingkat kebijakan, pemerintah dapat mendorong transparansi pasar benda kebudayaan dengan mewajibkan penjual dan rumah lelang memberikan informasi provenance yang lebih rinci atas koleksi yang diperdagangkan. Sementara itu, negara asal dapat memperkuat perlindungan warisan budaya melalui peningkatan upaya pencegahan penjarahan serta kerja sama dengan berbagai institusi untuk melakukan repatriasi objek kebudayaan yang diambil secara ilegal dari wilayah mereka.
